ARTI PENTING ORGANISASI & METODE

Organisasi berfungsi sebagai prasarana atau alat untuk mencapai tujuan.
Istilah Organisasi dapat diartikan sebagai:

WADAH : Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama (Statis)
PROSES : Pengelompokan manusia dalam kerjasama yang efesien (bersifat Dinamis) ==== Inilah yang menyebabkan mengapa organisasi selalu bergerak, senantiasa hidup, berkembang dan berubah-ubah

METODE : Tata kerja / cara bagaimana sumber-sumber dan waktu yang tersedia dapat digunakan sehingga proses kegiatan manajemen bisa dilaksanakan sesuai dengan tujuan.

ORGANISASI DAN METODE :

Dari Pemgertian diatas O & M mengandung maksud:
Kunci dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya
Mutlak dalam kegiatan manajemen
Memanfaatkan segala sumber dan waktu
Berguna untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan

MANAJEMEN :
Proses dari kegiatan seorang manajer bagaimana mengambil keputusan yang terbaik melalui kerjasama dengan orang lain tanpa mengabaikan sumber-sumber yang tersedia untuk pencapaian tujuan

Kegitan Manajemen :
Planning (perencanaan):
Berpikir, menduga, menentukan prioritas, kegiatan bersifat non fisik diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi
Organizing (pengorganisasian):
Proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit kerja dan fungsinya, penempatan orang yang tepat agar pelaksanaan pembagian kerja sesuai dengan perencanaan, dalam penempatan orang atau staf diharapkan objektif

Motivating (motivasi):
Membina, mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai, memberikan rangsangan baik bersifat rohaniah atau jasmaniah. Rohaniah: Kenaikan pangkat, Pendidikan dan pengembangan karir, pemberian cuti, penambahan pengalaman, penelenggaraan human relation dengan tepat Jasmaniah: Sistem Upah gaji yang menggairahkan, pemberian tunjangan, distribusi sandang pangan, penyediaan fasilitas rumah, kendaraan dan jaminan pemeliharaan kesehatan
Controlling (pengendalian):
Mengadakan pengawasan, penyempurnaan, evaluasi agar tujuan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan, mengetahui sampai sejauh mana pekerjaan dijalankan, seberapa besar sumber dimanfaatkan setelah diketahui kemudian dapat dikoreksi, apa yang harus dilakukan selanjutnya

Faktor-faktor produksi (SUMBER-SUMBER) YANG DIPERLUKAN:
 Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)
 Uang atau Biaya (Money)
 Bahan-bahan atau Material (Materials)
 Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)

Sumber-sumber diatas menurut George R Terry disebut 6M (the six M’s in management) dengan menambah 2 sumber lagi:
Tata kerja (Methods)
 Pasar (Market)

Hubungan timbal balik antara Manajemen, Organisasi dan Tata kerja (Metode)

Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:
Mengadakan prognosis (problems observation)
Mengadakan diagnosis (problems identification)
Menentukan sebab-sebab (reasions determination)
Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)

fungsi O & M hanyalah sebagai Fungsi Bantuan. Bantuan yang dimaksud adalah:
Membantu top majaer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi
Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics
Membantu penempatan staf
Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan
Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja
Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi
Membantu top manajer dalam hubungan antar unit, pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja
Membantu dalam visualisasi dan pembaganan rencana kerja, program dan penjadwalan dll.

3.O & M sebagai alat Analisis & Survey
Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah dan cara pelaksanaan kerja yang praktis dan tepat.
Juru Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.

Tahap-tahap dalam survey:

a.Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:
♪ Perumusan tujuan survei
♪ Penentuan ruang lingkup
♪ Penentuan sasaran
♪ Penentuan sampling
♪ Persiapan program
♪ persiapan pelaksanaan
b.Pelaksanaan Survei
♪ Pengumpulan data
♪ Pengumpulan fakta:
♫ Peninjauan langsung
♫ Wawancara
♫ Diskusi
♫ Membagikan survei
♫ Riset
c.Pengolahan
♪ Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan
♪ Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif
d.Penyajian
♪ Penyerahan laporan
♪ Pemaparan
e.Penerapan
♪ Pembinaan hubungan kontinyu
♪ Penugasan
♪ Penilaian


RUANG LINGKUP O & M
► Analisis Organisasi (Organizational Analysis)
► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)
► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)
► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)
► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)
► Kesimpulan akhir (Final Conclusion)